Integritetspolicy

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Umeå Simsällskap är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ”Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund”.

Informationen är en viktig tillgång för Umeå Simsällskap och förutom den information som vi äger själva, hanterar vi dagligen information som ägs av våra intressenter såsom uppdragsgivare, leverantörer och andra samarbetspartners. Umeå Simsällskap strävar efter att all information, oavsett vem som äger den, ska hanteras på ett kontrollerat sätt, säkert och strukturerat enligt GDPR – General Data Protection Regulation eller Dataskyddsförordningen.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. träningsverksamhet och medlemsmöten), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till målsmän m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlingsavgifter m.m.).

Personuppgifter som Umeå Simsällskap får av dig eller din vårdnadshavare behandlas för att vi ska kunna fullgöra och administrera våra ingångna avtal eller för att vi ska kunna ge dig bra service.

Uppgifter som namn, adress och e-postadress använder vi i vårt medlemsregister för att sända dig information och erbjudanden om Umeå Simsällskaps verksamhet. Namn och adress används också för att kunna svara på dina frågor eller synpunkter via chatt, mail och webbformulär. Personnummer används för statistik och är ett villkor för statliga och kommunala bidrag till vår verksamhet.

Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med ansökan om tävlingslicenser. Utöver behandlingen av personuppgifter vid licensansökningsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle kopplat till licensens regelverk. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet samt kommunala och regionala bidragsgivare och i samband med uppföljning av verksamhet som delvis finansierats med offentliga medel. Personuppgifter kan även komma att användas för statistiska ändamål och för utveckling och analys av Umeå Simsällskaps verksamhet, då som avidentifierad information.

Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

  • Hantering av medlemskap i föreningen
  • Föreningsadministration
  • Deltagande i föreningens träningsverksamhet
  • Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet
  • Licenshantering
  • Ansökan om bidrag
  • Sammanställning av statistik och uppföljning
  • Utbildningar arrangerade av föreningen
  • Kontakt med medlem
  • Besök på vår hemsida
  • Publicering av material på hemsida och sociala medier
  • Tillträdesförbud (om tillämpligt)
  • Ordningsstörningar och otillåten påverkan (om tillämpligt)

Vilka delar vi personuppgifter med?

Umeå Simsällskap delar inte dina personuppgifter med tredje part i annat fall än då det är nödvändigt för verksamheten eller ditt idrottsliga utövande, tex vid anmälan till tävlingar och hantering av tävlingslicenser.

I vissa uppdragsverksamheter lämnar Umeå Simsällskap information till tredje part utifrån uppdrag och myndighetsutövning såsom kommunala/regionala bidragsgivare. I övrigt så lämnar Umeå Simsällskap aldrig ut personuppgifter till tredje part.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

Ändamål med behandling Laglig grund
Hantering av medlemskap i föreningen Avtal
Föreningsadministration Avtal
Deltagande i föreningens träningsverksamhet Avtal
Licenshantering Avtal
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet Avtal
Ansökan om bidrag Rättslig förpliktelse
Sammanställning av statistik och uppföljning Allmänt intresse
Utbildningar arrangerade av föreningen Allmänt intresse vid statsbidragsfinansierad utbildning, annars samtycke
Kontakt med föreningen Intresseavvägning
Besök på vår hemsida Intresseavvägning
Publicering av material på hemsida och sociala medier Intresseavvägning och ibland samtycke

 

Tillträdesförbud Rättslig förpliktelse
Ordningsstörningar och otillåten påverkan Rättsligförpliktelse

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

Är du, eller har varit, medlem hos oss, lagras dina uppgifter bara så länge som krävs för att Umeå Simsällskap ska kunna administrera pågående verksamhet eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag/avtal. Därefter raderas de enligt gällande gallringsrutin. Vi raderar inte personuppgifter när det finns ett legalt krav att lagra dem, till exempel enligt gällande bokföringsregler. Vi använder avidentifierad information för statistiska ändamål och kursutveckling.

De uppgifter i vårt medlemsregister som används för att sända dig nyhetsbrev och erbjudanden om Umeå Simsällskaps kommande kurser och verksamhet sparas så länge det behövs eller tills du avregistrerar dig.

Vilka rättigheter har du?

– Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Om de är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att de rättas eller tas bort. Du kan kostnadsfritt begära registerutdrag på de personuppgifter vi har om dig. Umeå Simsällskap har enbart tillgång till personuppgifter som behövs för den egna verksamheten, och inte personuppgifter som finns hos andra myndigheter och företag.

– Du har även rätt att få information om vilka rättsliga grunder vi stödjer oss på, hur länge vi kommer att spara dina uppgifter, vem som har tillgång till informationen och att få dina uppgifter hos oss raderade om det inte finns rättsliga skäl som gör att vi tvingas lagra uppgifterna.

– Du kan få en sammanställning av alla uppgifter vi har om dig och du kan även invända mot det sätt vi använder dina personuppgifter.

– Du har rätt att begära begränsning av användning av vissa av dina personuppgifter, du kan få återkalla ditt samtycke och överklaga till relevant tillsynsmyndighet.

– Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring. Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

– Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se

Frågor och synpunkter

Om du vill veta mer om föreningens personuppgiftsbehandling eller har andra frågor och/eller synpunkter är du välkommen att kontakta du föreningen på: uss.ordforande@gmail.com